O reconhecimento de firma é ato pessoal do tabelião, de seu substituto ou de escrevente autorizado e se processa mediante rigoroso confronto com o exemplar da assinatura previamente depositada na serventia.

O reconhecimento poderá ser de duas formas: a) autêntico, quando o signatário apuser a assinatura na presença do tabelião, de seu substituto ou do escrevente autorizado; b) por semelhança, quando o tabelião, seu substituto ou o escrevente autorizado fizer o confronto da assinatura com o padrão existente na serventia.

O reconhecimento de firma em documentos de transmissão ou promessa de transmissão de bens ou direitos, reais ou pessoais, somente se fará por autenticidade, ocasião em que se torna imprescindível a presença do signatário, munido de seu documento de identidade e do CPF.

De qualquer forma, mesmo não se tratando de reconhecimento por autenticidade, havendo justo motivo, poderá ser exigida a presença do signatário ou a apresentação de seu documento de identidade e do CPF.

A firma da pessoa cega poderá ser reconhecida, mas sempre por autenticidade, a quem será lido o conteúdo do documento. Nesses casos, o signatário será alertado quanto a possíveis fraudes de que possa vir a ser vítima, já que, com a assinatura, é-lhe atribuída a autoria do escrito.

Também poderá ser reconhecida a firma dos menores relativamente capazes (com idade entre 16 e 18 anos incompletos), devendo estes ser assistidos por quem de direito, quando for o caso.

A assinatura aposta em documentos redigidos em outras línguas também poderá ser reconhecida, mas sempre por autenticidade, quando será exigida a presença do firmatário, em cujo reconhecimento ficará consignado que o tabelião desconhece o seu conteúdo, se for o caso.

Não será reconhecida firma em documento incompleto ou que contenha no seu contexto espaços em branco ou não utilizados, em documento com data futura ou sem menção dela, em papel térmico para fac-símile, nem de pessoa física na qualidade de sócio ou representante de pessoa jurídica.

Para o depósito de firmas, o interessado deverá apresentar o documento de identidade e o CPF e fornecer os dados que lhe forem solicitados. A assinatura será lançada, no mínimo, duas vezes, conforme aquela constante do documento exibido, admitindo-se, concomitantemente, a rubrica usual do depositário.

Por documento de identificação entende-se aqueles expedidos pelas Secretarias de Segurança Pública ou aos que a lei conferir essa qualidade.